למה? ככה!

לעיתים קרובות אנו הולכים בדרך כלשהי, מבצעים פעולות בדרך כלשהי, רק בגלל שכך תמיד עשינו זאת, בלי לדעת למה. 

אולי כך עשו הורינו, אולי כך לימדו אותנו מורינו, אולי ראינו יותר מדי טלוויזיה ולמדנו מהתכניות שכך אנו אמורים לנהוג… אולי פשוט כך עשינו בהתחלה, זה עבד, ולא שאלנו יותר מדי שאלות… הרי, כמו שאומרים, אם עובד – אל תתקן!

אולם ככה לא מתקדמים לשום מקום. הרי, אם נחשוב על זה, בגישה הזאת היינו עדיין יושבים במערות עם גרזני אבן – הם עבדו מצוין במשך מיליוני שנה.

זה מזכיר לי סיפור ששמעתי מזמן, אינני זוכרת ממי, כך שאבקש סליחה מראש אם תכירו שאתם אלה שסיפרתם לי אותו. ואם זה כך – כתבו לי, אשמח להיזכר ולתקן. 🙂

אילוסטרציה: למה - סיר קדרה
זוג צעיר מבשל יחד

מעשה בקדירת בשר

זוג צעיר אחד התחתן, כפי שהדבר קורה פה ושם בעולם. תקופה קצרה אחרי שחזרו מחופשת ירח הדבש שלהם, התחילו החיים היומיומיים שלהם ביחד, ואחד הדברים שקורים בשגרת חיי היומיום הוא הכנת ארוחה ביתית.

יום אחד רצתה הכלה הצעירה לפנק את בעלה הטרי בקדירת בשר שלמדה להכין בדיוק כמו אמא שלה, וידעה שהוא מאוד אוהב. זוגות צעירים אוהבים לעשות הכל יחד, על כן הלכו יחדיו לשוק וקנו בשר ושאר מצרכים.

משהגיעו הביתה, החלו יחדיו בהכנת המתכון האהוב, היא בהכנת הבשר, הוא חותך את הירקות. היא הוציאה קדרה מתאימה מארון המטבח, הניחה את הבשר על קרש החיתוך והורידה לו את כל השומן המיותר, ופרסה חלק מהירקות שהוא חתך בקדרה. ואז, בדיוק לפני שהניחה את הבשר בתוך הקדרה, היא עשתה משהו שסיקרן מאוד את הבחור הצעיר: קיצצה את נתח הבשר משני קצותיו כך שהנתח היה פחות ארוך. את הקצוות הניחה בקדרה לצד הנתת הגדול.

– למה קצצת את שני הקצוות? – שאל הבחור את אשתו.
הבחורה משכה בכתפיה. – ככה אמא שלי תמיד היתה עושה, – ענתה, והמשיכה לרפד את הבשר בירקות, ולהוסיף את כל מה שצריך.

הבחור היה כעת מסוקרן עוד יותר. הוא החליט לשאול את אמה, כשיגיעו לבית הוריה לארוחת השבת.

ואכן, בארוחת ערב שבת, לאחר שכולם אכלו ושבעו, נזכר הבחור בקדירת הבשר ושאל את חותנתו:

– נכון שכאשר את מכינה קדירת בשר, אז את שני הקצוות את תמיד מקצצת?
– כן, – ענתה אם הכלה. – זה נכון.
– למה את עושה את זה? – שאל החתן.
– האמת, אינני יודעת, אבל ככה אמא שלי תמיד היתה מכינה את הבשר, וכך לימדה גם אותי.

עכשיו הבחור כבר היה מסוקרן ביותר, והחליט לשאול את הסבתא. אז כשנסעו בחג לבקר את סבה וסבתה של אשתו, הוא לא שכח, ובערב, כאשר סיים לעזור עם הכלים, ניגש אל הסבתא.

בשר עם ירקות בקדרה

– נכדתך הכינה לנו ערב אחד קדירת הבשר המשפחתית המפורסמת שלכן, – אמר. – שאלתי אותה לגבי משהו שסיקרן אותי בהכנה, והיא אמרה שאמה תמיד עשתה כך. שאלתי את בתך, והיא אמרה שאת תמיד עשית כך. אז אני רוצה לשאול אותך: מדוע את מקצצת תמיד את שני הקצוות של הבשר לפני הנחתו בקדירה?

– אה, – חייכה הסבתא ומבטה הפך נוסטלגי. – שמע, בחור יקר. כשהייתי צעירה ורק התחתנתי, לא היתה לי נדוניה, לא היו לנו הרבה דברים וכלים בבית. הייתה לנו רק קדרה קטנה בה לא נכנסה חתיכה שלמה של בשר. אז הייתי לוקחת את בשר ומקצצת את שני קצותיו, וכך התרגלתי לעשות שנים, וגם כשכבר היתה לי קדרה גדולה מספיק – לא שיניתי מעולם את ההרגל.

שאלת מיליון הדולר

פעמים רבות אנו מגיעים למקום עבודה ומוצאים בו תהליכים שהוגדרו לפני "דורות" רבים של עובדים שהתחלפו, ואיש אינו זוכר למה ומדוע, ואפילו מתי. התהליך פשוט תמיד ממשיך להיות כזה, בלי שאנו יודעים למה.

רובנו אף פעם לא שואלים את השאלה: למה אנחנו עושים זאת דווקא כך? פשוט ממשיכים לעבוד באופן המוגדר, מתוך אינרציה, מתוך הרגל, ומאמינים שזו כנראה הדרך הטובה והנכונה לעבוד: הרי היא עובדת כבר X שנים, הרי לא קבעו אותה סתם…

וזו שאלת מיליון הדולר, שתמיד, אבל תמיד, צריך לשאול, כשחושבים על תהליכים או רוצים לשפר אותם.

כפי שלמדו הבת והנכדה בסיפור קדירת הבשר – לא היה כל צורך לקצץ את הקצוות, והנוהג הזה היה ירושה מתקופה אחרת, עקב אילוצים של אותה תקופה בחיי הסבתא. זה היה לחלוטין לא רלוונטי לגבי בתה ונכדתה, ואילו הן המשיכו לעשות זאת מתוך הרגל, בלי מחשבה, עד שהבחור הצעיר שם לב וחשב לשאול. ואילולא היה שואל – גם בתם של הזוג הזה היתה ממשיכה לקצץ את קצות הבשר בטרם הנחתו בקדירה. לא שיש כאן משהו נורא, אז תקצץ, או לא תקצץ, מה זה כבר משנה?

אך עצם העובדה שאנו עושים פעולה שנראית תמוהה או מיותרת לחלוטין צריכה לעצור אותנו ולהעלות את השאלה: למה? למה אנחנו עושים את התהליך דווקא כך?

פעולות מיותרות הן בזבוז

ניקוי התהליך מפעולות מיותרות זהו אחד הצעדים הראשונים בכל תכנית ייצור רזה. כמו, למשל, במתודולוגיה של 6 סיגמא, אותה הגתה חברת מוטורולה כשיטה לצמצום השונות הכוללת של תהליכים בארגון (לא רק טכנולוגיים, כל תהליך שהו). כאן מבחינים בין סוגי פעולות, על פי תרומתן למוצר או למטרה לשמה התהליך קיים:

  • פעולה מוסיפה ערך לתוצר התהליך (Value-Added)
  • פעולה שאינה מוסיפה ערך לתוצר התהליך (Non Value-Added)
  • פעולה שאינה מוסיפה ערך, אך בעלת חשיבות עסקית לארגון (Business Value-Added או Non Value-Added Required)

כחלק מהמתודולוגיה, בוחנים וממפים את התהליך, תוך סיווג כל הפעולות בין שלושת הסוגים לעיל, ואז עובדים קודם כל על ביטול כל הפעולות שאינן מוסיפות ערך לתוצאת התהליך.

וכאן אבקש למשוך את תשומת לבכם לנקודה חשובה ביותר:

איוד: בזבוז
איור: מיון וסיווג

כיצד מסווגים את הפעולות?

איך נדע אם הפעולות אכן אינן מוסיפות ערך לתהליך? לפעמים זה לא טריוויאלי, לפעמים הערך אינו גלוי לעין. על כן שלב זה של התהליך, למרות שנשמע כה פשוט, יש לבצע בזהירות.

והשאלה הראשונה והבסיסית שצריכה להישאל היא בדיוק השאלה שכבר שאלתי קודם:

למה אנחנו עושים זאת דווקא כך?

אסור שהתשובה לשאלה הזאת תהיה: "כי ככה מישהו אמר לנו". התשובה צריכה לתת סיבה ברורה להמשיך – או לחדול – לעשות זאת.

הפסקה של פעולה כלשהי רק בגלל שאיננו מבינים למה עשו אותה עלולה להיות מסוכנת. יתכן כי מי שנתן את ההנחיה ידע על מה הוא מדבר, והיא חיונית, למרות שאנו איננו רואים היכן התועלת שלה. זוכרים את המשחק של חיבור הנקודות שדיברנו עליו במאמר "לחבר את הנקודות"? אם הנקודות המכילות את ההסבר אינן בתמונה שאנו רואים, לא נדע למה זה נדרש!

רוחב פס

טווח הראיה של כל אחד מאיתנו בתמונה הכוללת מצומצם ביותר. אני קוראת לו "רוחב פס", כדוגמת המושג שכולנו מכירים בחשמל או אינטרנט: לפי הגדרתו, רוחב פס הוא כמות המידע שיכול לעבור בבת אחת. רוחב הפס במקרה שלנו הוא טווח הראיה שיש לנו, רוחב קרן האור המאירה על התמונה שלנו. ככל שהיא גדולה יותר – כך התמונה מוארת וברורה יותר.

במאמר "לחבר את הנקודות" הראיתי כיצד תפקידנו הוא לחבר את התהליך עבור כל אנשי הצוות לתמונה רחבה וכוללת. כאן אנו רואים יישום של תמונה רחבה וכוללת זו, שדורשת הכרת הסיבות להגדרת התהליך כפי שהוגדר.

הדבר נכון בכל תחומי החיים. איננו רואים את התמונה הכוללת, ומנסים "לפתור" דברים שאינם ברורים לנו מתוך החיפוש במקום המואר הצר והקטן שאנו יכולים לראות.

פתרונות מתוך צורך רגעי

לפני מספר ימים פרסמה מישהי בדף פייסבוק של קהילת היישוב שלנו קריאה למועצה המקומית להפסיק לשתול "עצי סרק" בשטחים הציבוריים ביישוב, ולהחליף אותם בעצי פרי. "תארו לכם איזה כיף זה יכול להיות וכמה נפלא יהיה אם נוכל לקטוף לימונים ישר מהעץ ברחוב? כמה כיף יהיה לילדים וכמה הזדמנויות יהיו לשכנים להיפגש ליד עצי הפרי", כתבה.

המניע שלה לשינוי תהליך קיים הוא הרעיון, שמה שאינו פונקציונלי מנקודת מבטו האגוצנטרית של האדם –  שלה, במקרה זה – הוא סרק. כמו – עץ שאינו מניב עבורנו פירות הוא "עץ סרק". איני סבורה שכל דבר בחיים חייב להיות שימושי, ולא רק שימושי – אלא שימושי עבורנו, שימוש שאנו מבינים! – אחרת אין לו זכות קיום…

זאת בלי לגעת בכלל בתהליך שתילה וגידול עצים ביישוב, בהבדלים בטיפול ותחזוקה הנדרשים לעצי פרי; בהבדלים בדרישות שלהם אחד מהשני – על כן הבדלים ניכרים באופן התחזוקה שעלולים שלא להתאים למערכת רחבה ואחידה… – בלי לגעת בכל זה כי זהו כבר שלב שבו אנו מסכימים שצריך לשנות, ופתרון הקשיים הוא רק התגברות על אתגרים בדרך בה החלטנו ללכת.

בני אדם עושים החלטות רבות מספור באופן הזה. מייבאים בעלי חיים ממקום אחד לאחר – כדי לפתור "בעיה" שיש לנו עם מה שיש פה (חתולים כדי לטרוף עכברים, צדפות כדי לנקות מים מלוכלכים, וכו'). ולאחר מכן, הייבוא הזר הזה מתחיל להתרבות ולהשתלט על כל הסביבה, ואיננו יכולים להחזיר את הגלגל לאחור, ומתחילים לחשוב על איך להיפתר מהצרה זאת… מין קופסת פנדורה כזו (או המקפיא במקרר של אימא שלי, ז"ל): לאחר שפתחת – מה שיצא כבר לא ייכנס בחזרה.

אבל אני סוטה מהנושא. בואו נחזור אל התהליך, ולפעולות חסרות הערך שלנו.

כה אמרו חכמים.
ציטוטים מפי אישים ששווה להקשיב להם:

כוונו לירח. אם תפספסו, אולי תפגעו בכוכב.

— וו. קלמנט סטון

פעולות מיותרות מגדילות שונות

פעולות מיותרות לא רק שאינן מוסיפות ערך, אלא גורעות, כלומר מייצרות "ערך שלילי". זאת מפני שכל פעולה מייצרת שונות בתהליך. אולי תוספת השונות קטנה מאוד, ולכשעצה אינה משמעותית, אך היא קיימת והיא מצטברת. הסיכונים למוצר (תוצר התהליך) רבים יותר ככל שיש יותר התעסקות, יותר מתעסקים ויותר פעולות הנעשות בו. על כן צמצום של פעולות מיותרות מנקה ומדייק את התהליך, ועלייה בדיוק התהליך היא צמצום של השונות.

זו בדיוק הסיבה שמתודולוגיה של 6 סיגמא, שמטרתה צמצום השונות בתהליכים, משתמשת בשיטה זו. זה מוטמע בעצם שמה (6 סיגמא).

נדבר על השיטה בהרחבה בעתיד, אני מבטיחה. אבל כעת אבקש להתמקד בחלק בודד זה מתוכה: סיווג הפעולות למוסיפות ערך, כאלה שאינן מוסיפות ערך וכאלה שאינן מוסיפות ערך אך בעלות חשיבות עסקית לארגון.

פעולה שאינה (בוודאות) מוסיפה ערך לתוצר התהליך היא פעולה המבזבזת משאבים לריק. היא גוזלת זמן ועבודה (שהם שווי ערך לכסף). היא מוסיפה שונות לתהליך (סיכון לחריגה, פגיעה או נזק, שעולים כסף). והיא גם יכולה פשוט להיות… מעצבנת! כי העובד יודע שאין כל צורך לעשות זאת, אך הוא נדרש. ואין עובד, אין אדם, שאוהב לעשות דברים חסרי ערך, חסרי משמעות. איש אינו אוהב לעשות עבודה סתם!

אז מה סוף פסוק כאן?

במאמר "לחקור כמו ילדים" דיברנו על כך שעלינו לשאול "למה?".

והיום אני אומרת לכם שוב: שאלו "למה?", ואם התשובה היא "ככה!" – תתחילו לחפור. זו מתנה בשבילכם: מין X המסתמן על מפת התהליך. הסבירות גבוהה שיש כאן אוצר שתוכלו לגלות!

מי היה מאמין שמחפשים אוצרות בהבטחת איכות? תהנו מהחפירה, גבירותי ורבותי, תהנו!

תמונת הקדירה: התמונה המקורית נלקחה ממאמר על בישול בשר בסיר-בין-רגע באתר FoodieCrush.

תמונה מתחתיה: מעטפה ועליה בול מסדרת בולים ומעטפות מעוצבים במיוחד שיצאו בבריטניה בשנת 2002 לזכר רדיארד קיפלינג, סופר בריטי, וספרו "סיפורי למה ככה". כאן הסיפור "איך קיבל הנמר חברבורות". הבול אפילו מוחתם חותמת מיוחדת לרגל האירוע. מאתר הבולים British First Day Covers.

תמונת העצים בכפר ורדים מתוך מאמר של שחר דניאלי באתר הבית, אתר המגורים בכפר.

לייק

אהבתם את המאמר? נשמח מאוד לשמוע מה אתם חושבים!
אנא, עשו לייק ושתפו עם חבריכם ועמיתיכם בצד העמוד משמאל. הצטרפו, הגיבו, שאלו שאלות, שתפו בהרהרי לבכם. כל תגובה מתקבלת ונענית בשמחה. 

אולי יעניין אתכם גם -

פוסט זה זמין גם ב: enEnglish

לתגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *